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新人手册审计Excel必会

审计Excel必会

审计工作中必须掌握的Excel技能

阅读时间：7 分钟
Excel必会技能

1. 必会Excel函数

🔍 查找函数

函数 作用 语法 审计用法 注意要点
XLOOKUP 按键值查找并返回匹配值
（可向左、默认精确）		 =XLOOKUP(查找值, 查找列, 返回列, [未找到], [匹配方式], [搜索方向]) 凭证/供应商编码带回名称、科目、余额 • 查找列与返回列行数必须一致
• 清理空格
VLOOKUP 纵向查找，从首列向右第n列取数 =VLOOKUP(查找值, 表区域, 列序号, FALSE) 老版本文件取数 • 最后参数务必FALSE
• 不能向左取数
HLOOKUP 横向查找，从首行向下第n行取数 =HLOOKUP(查找值, 表区域, 行序号, FALSE) 横排月份/科目表中取某月数据 同样用FALSE精确匹配

示例公式：

# XLOOKUP示例
=IFERROR(XLOOKUP(E2,$H:$H,$I:$I,"未找到"),"")

# VLOOKUP示例  
=IFERROR(VLOOKUP(E2,$H:$I,2,FALSE),"")

# HLOOKUP示例
=HLOOKUP("2025-01",$B$1:$M$13,13,FALSE)

🧮 条件判断与计算

函数 作用 语法 审计用法 注意要点
IF 条件判断，满足则返回A，否则返回B =IF(条件, 值_if_true, 值_if_false) 金额阈值标记、异常打标签 • 文本要加引号
• 多条件配AND/OR
IFERROR 公式报错时返回备用值 =IFERROR(公式, 出错时返回) 包装查找、除法，避免大量错误提示 先抽样核对，别掩盖真实错误
AND / OR 多条件与/或判断 AND(条件1,条件2,…)
OR(条件1,条件2,…)		 组合金额、日期、科目等条件筛样本 文本包含用SEARCH/FIND判定

示例公式：

# IF示例
=IF(D2>=10000,"重点复核","")

# IFERROR示例
=IFERROR(XLOOKUP(E2,$H:$H,$I:$I),"")

# 复杂条件示例
=IF(AND(B2>=DATE(2025,1,1),B2<DATE(2025,2,1),ISNUMBER(SEARCH("现金",C2))),"抽查","")

📊 汇总与统计

函数 作用 语法 审计用法 注意要点
SUMIFS 多条件求和 =SUMIFS(求和列, 条件列1, 条件1, …) 期间金额、按供应商/项目汇总 • 比较符需拼接：">="&...
• 各列行数一致
SUBTOTAL 对"可见行"汇总（配合筛选） =SUBTOTAL(编号, 区域)
9求和、3计数、1平均
109/103/101忽略手动隐藏		 筛出异常后看合计/数量 • 放在区域外更稳
• 编号选对
MAX / MIN 求极值 =MAX(区域) / =MIN(区域) 大额/小额样本测试 • 确保为数值
• 文本数值会被忽略

示例公式：

# SUMIFS示例
=SUMIFS($D:$D,$B:$B,">="&DATE(2025,1,1),$B:$B,"<"&DATE(2025,2,1),$E:$E,E2)

# SUBTOTAL示例
=SUBTOTAL(9,D:D)  或 =SUBTOTAL(109,D:D)

# MAX/MIN示例
=MAX(FILTER($D:$D,$B:$B>=DATE(2025,1,1),$B:$B<DATE(2025,2,1)))

🔍 重复检查

函数组合 作用 语法 审计用法 注意要点
IF+COUNTIF(S) 标记重复值/组合重复 单列：=COUNTIF(列,值)>1
多列：=COUNTIFS(列1,值1,列2,值2,…)>1		 重复付款/报销/开票识别 • 清理空格与格式
• 日期为真日期

示例公式：

# 单列重复检查
=IF(COUNTIF($E:$E,E2)>1,"重复","")

# 首个之外标记重复
=IF(COUNTIF($E$2:E2,E2)>1,"重复","")

# 多列组合重复检查
=IF(COUNTIFS($B:$B,B2,$D:$D,D2,$E:$E,E2)>1,"重复","")

2. 快捷键大全

⭐ 高频必会（TOP 10）

快捷键 功能 应用场景 注意要点
Ctrl+S / Ctrl+Z / Ctrl+Y 保存 / 撤销 / 重做 防丢稿、回退误操作 频存是硬功；大操作前先存一版
Ctrl+C / Ctrl+V / Ctrl+X 复制 / 粘贴 / 剪切 批量整理底稿 粘值优先：见选择性粘贴
Ctrl+F / Ctrl+H 查找 / 替换 定位异常、批量改编码 替换前"查找全部"看影响范围
Ctrl+Shift+L 打开/关闭筛选 一键加/去筛选 表头需在首行区域
Ctrl+↑↓←→ 跳到区域边界 大表快速定位 遇空行/合并单元格会中断
Ctrl+Shift+↑↓←→ 选到区域边界 选中连续区域 配合上面的快速选择
Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn 切换工作表 多Sheet底稿来回对照 隐藏/保护表可能被跳过
Ctrl+Alt+V → V/T 选择性粘贴（值/格式） 去公式留数值、套格式 进入对话框后再按字母
F2 编辑单元格 就地改公式/值 配合F4切换绝对/相对
F4 绝对/相对引用切换 A1↔$A$1↔A$1↔$A1 仅在编辑公式时有效

🚀 进阶实用（11-24）

快捷键 功能 应用场景 注意要点
Alt+= 自动求和 末行/末列快速合计 让它"猜"的区域要核对
Ctrl+1 单元格格式 统一数值/日期/文本 文本数字先转数值再计算
Ctrl+Space / Shift+Space 选择整列/整行 批量格式、清洗整列 别误覆盖表头
Ctrl+D / Ctrl+R 填充向下/向右 复制上方/左侧公式 仅对选区边界生效
Ctrl+[ 追踪前置单元格 公式溯源：定位引用来源 仅"直接前置"；跨表多按几次
Alt+W F F 冻结窗格 锁住表头对齐审阅 以当前单元格为分割线
Alt+Enter 强制换行 摘要多信息分行 需启用自动换行/增高行距
Ctrl+; / Ctrl+Shift+; 插入日期/时间 标记抽查时间 静态时间，不会更新
`Ctrl+`` 显示/隐藏公式 批量查公式、审阅 大表显示公式会变慢
F5 → Alt+S 定位条件（空白/错误等） 一键选空白/错误/常量 选中后可批填或清理
Alt+A M 删除重复项 名单/编码去重 先备份；关键列选准
Alt+A E 文本分列 "编码-名称""日期 时间"拆分 选对分隔符与列格式
Ctrl+T 创建表（智能表格） 自动扩展、结构化引用 表头需准确，便于后续计算
Alt+↓ 打开筛选下拉 不用鼠标开筛选菜单 焦点在表头单元格
Shift+F9 / Ctrl+Alt+F9 重新计算（表/全局） 手动计算、重大更新后刷新 关闭自动计算时常用

3. 自定义快捷键设置

💡 为什么要自定义快捷键？

🎯 把高频动作变成"一键到位"

  • 比如"粘贴为值""删除重复项""文本分列"，不再翻菜单

⚡ 减少鼠标来回点击

  • 核对底稿、做抽查时效率会明显提升

👥 团队统一操作

  • 大家用同一套键位，协作时更顺手

🔧 设置步骤

方法： 把常用命令放到快速访问工具栏(QAT)，按 Alt+1~9 就能触发

  1. 文件 → 选项 → 快速访问工具栏
  2. 左侧"选择命令"里找需要的命令
    • 找不到时，把上方下拉改成"功能区未包含的命令/所有命令"
  3. 点击"添加 >>"，右侧调整顺序
    • 越靠上 = Alt+数字越小
  4. 确定。现在按 Alt 会在标题栏显示数字提示

​

概念示意图

📋 推荐配置（Alt+1~9）

序号 快捷键 功能 使用频率 说明
1 Alt+1 粘贴值 ⭐⭐⭐⭐⭐ 去公式留数值，审计必备
2 Alt+2 删除重复项 ⭐⭐⭐⭐ 名单/编码去重
3 Alt+3 文本分列 ⭐⭐⭐⭐ "编码-名称"拆分
4 Alt+4 冻结窗格 ⭐⭐⭐⭐ 锁住表头对齐审阅
5 Alt+5 分组（大纲） ⭐⭐⭐ 底稿层级整理
6 Alt+6 取消分组（大纲） ⭐⭐⭐ 展开所有层级
7 Alt+7 数据验证 ⭐⭐⭐ 设置下拉列表/限制输入
8 Alt+8 排序（升序） ⭐⭐⭐ 快速排序
9 Alt+9 排序（降序） ⭐⭐⭐ 快速排序

💡 小贴士： 第10个开始也能用，但要Alt后按屏幕提示的编号，速度不如1~9

| **函数** | **作用** | **语法简表** | **审计常见用法** | **易错点** **/** **要点** | **示例公式** | | -------------------------- | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ | ----------------------------------- | ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ | | **XLOOKUP** | 按键值查找并返回匹配值（可向左、默认精确） | =XLOOKUP(查找值, 查找列, 返回列, [未找到], [匹配方式], [搜索方向]) | 凭证/供应商编码带回名称、科目、余额 | 查找列与返回列行数必须一致；清理空格 | =IFERROR(XLOOKUP(E2,$H:$H,$I:$I,"未找到"),"") | | **VLOOKUP** | 纵向查找，从首列向右第 n 列取数 | =VLOOKUP(查找值, 表区域, 列序号, FALSE) | 老版本文件取数 | 最后参数务必 FALSE；不能向左取数 | =IFERROR(VLOOKUP(E2,$H:$I,2,FALSE),"") | | **HLOOKUP** | 横向查找，从首行向下第 n 行取数 | =HLOOKUP(查找值, 表区域, 行序号, FALSE) | 横排月份/科目表中取某月数据 | 同样用 FALSE 精确匹配 | =HLOOKUP("2025-01",$B$1:$M$13,13,FALSE) | | **IF** | 条件判断，满足则返回A，否则返回B | =IF(条件, 值_if_true, 值_if_false) | 金额阈值标记、异常打标签 | 文本要加引号；多条件配 AND/OR | =IF(D2>=10000,"重点复核","") | | **IFERROR** | 公式报错时返回备用值 | =IFERROR(公式, 出错时返回) | 包装查找、除法，避免大量错误提示 | 先抽样核对，别掩盖真实错误 | =IFERROR(XLOOKUP(E2,$H:$H,$I:$I),"") | | **AND / OR** | 多条件与/或判断 | AND(条件1,条件2,…) / OR(条件1,条件2,…) | 组合金额、日期、科目等条件筛样本 | 文本包含用 SEARCH/FIND 判定 | =IF(AND(B2>=DATE(2025,1,1),B2="&...；各列行数一致 | =SUMIFS($D:$D,$B:$B,">="&DATE(2025,1,1),$B:$B,"<"&DATE(2025,2,1),$E:$E,E2) | | **SUBTOTAL** | 对“可见行”汇总（配合筛选） | =SUBTOTAL(编号, 区域)；9求和、3计数、1平均；109/103/101忽略手动隐藏 | 筛出异常后看合计/数量 | 放在区域外更稳；编号选对 | =SUBTOTAL(9,D:D) 或 =SUBTOTAL(109,D:D) | | **MAX / MIN** | 求极值 | =MAX(区域) / =MIN(区域) | 大额/小额样本测试 | 确保为数值；文本数值会被忽略 | =MAX(FILTER($D:$D,$B:$B>=DATE(2025,1,1),$B:$B1；多列：=COUNTIFS(列1,值1,列2,值2,…) >1 | 重复付款/报销/开票识别 | 清理空格与格式；日期为真日期 | 单列：=IF(COUNTIF($E:$E,E2)>1,"重复","")；首个之外：=IF(COUNTIF($E$2:E2,E2)>1,"重复","")；多列：=IF(COUNTIFS($B:$B,B2,$D:$D,D2,$E:$E,E2)>1,"重复","") **频率** |

2、 快捷键

频率 功能 快捷键（Windows） 应用场景 注意事项 / 小坑
1 保存 / 撤销 / 重做 Ctrl+S / Ctrl+Z / Ctrl+Y 防丢稿、回退误操作 频存是硬功；大操作前先存一版
2 复制 / 粘贴 / 剪切 Ctrl+C / Ctrl+V / Ctrl+X 批量整理底稿 粘值优先：见 #7
3 查找 / 替换 Ctrl+F / Ctrl+H 定位异常、批量改编码 替换前“查找全部”看影响范围
4 打开/关闭筛选 Ctrl+Shift+L 一键加/去筛选 表头需在首行区域
5 跳到区域边界 / 选到区域边界 Ctrl+↑↓←→ / Ctrl+Shift+↑↓←→ 大表快速定位/选中连续区域 遇空行/合并单元格会中断
6 切换工作表 Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn 多 Sheet 底稿来回对照 隐藏/保护表可能被跳过
7 选择性粘贴（粘“值”/“格式”） Ctrl+Alt+V → V/T 去公式留数值、套格式 进入对话框后再按字母
8 编辑单元格 F2 就地改公式/值 配合 F4 切换绝对/相对
9 绝对/相对引用切换 F4 A1↔$A$1↔A$1↔$A1 仅在编辑公式时有效
10 自动求和（你新增） Alt+= 末行/末列快速合计 让它“猜”的区域要核对
11 单元格格式 Ctrl+1 统一数值/日期/文本 文本数字先转数值再计算
12 选择整列 / 整行 Ctrl+Space / Shift+Space 批量格式、清洗整列 别误覆盖表头
13 填充向下 / 向右 Ctrl+D / Ctrl+R 复制上方/左侧公式 仅对选区边界生效
14 追踪前置单元格（你新增） Ctrl+[ 公式溯源：定位引用来源 仅“直接前置”；跨表多按几次或用“追踪引用”
15 冻结窗格 Alt+W F F 锁住表头对齐审阅 以当前单元格为分割线
16 强制换行 Alt+Enter 摘要多信息分行 需启用自动换行/增高行距
17 插入日期 / 时间 Ctrl+; / Ctrl+Shift+; 标记抽查时间 静态时间，不会更新
18 显示/隐藏公式 Ctrl+` 批量查公式、审阅 大表显示公式会变慢
19 定位条件（空白/错误等） F5 → Alt+S 一键选空白/错误/常量 选中后可批填或清理
20 删除重复项 Alt+A M 名单/编码去重 先备份；关键列选准
21 文本分列 Alt+A E “编码-名称”“日期 时间”拆分 选对分隔符与列格式
22 创建表（智能表格） Ctrl+T 自动扩展、结构化引用 表头需准确，便于后续计算
23 打开筛选下拉 Alt+↓ 不用鼠标开筛选菜单 焦点在表头单元格
24 重新计算（表/全局） Shift+F9 / Ctrl+Alt+F9 手动计算、重大更新后刷新 关闭自动计算时常用

1、 自定义快捷键

1**、自定义快捷键到底有什么用？**

**把高频动作变成“一键到位”：**比如“粘贴为值”“删除重复项”“文本分列”，不再翻菜单。

**减少鼠标来回点：**核对底稿、做抽查时效率会明显提升。

**团队统一：**大家用同一套键位，协作时更顺手。

途：把“粘贴为值”“删除重复项”“文本分列”“冻结窗格”“分组/取消分组”等常用命令放到 QAT，按 Alt+1~9 就能触发。

2**、设置步骤**

  1. 文件 → 选项 → 快速访问工具栏。
  2. 左侧“选择命令”里找需要的命令（找不到时，把上方下拉改成“功能区未包含的命令/所有命令”）。
  3. 点击“添加 >>”，右侧调整顺序——越靠上 = Alt+数字越小。
  4. 确定。现在按 Alt 会在标题栏显示数字提示；Alt+1~9 直接触发。

建议放进去的前 9 个（按顺序 = Alt+数字）

  1. 粘贴值（如果你的 Excel 支持把“粘贴值”单独加入 QAT）
  2. 删除重复项
  3. 文本分列
  4. 冻结窗格
  5. 分组（大纲）
  6. 取消分组（大纲）
  7. 数据验证
  8. 排序（升序）
  9. 排序（降序）

小贴士：第 10 个开始也能用，但要 Alt 后按屏幕提示的编号，速度不如 1~9。